Normalmente las empresas buscan aumentar la productividad por medio de la disminución de costos de operación, enfocan sus esfuerzos en la reducción de personal o bajando los precios de compra de materias primas que ponen en riesgo el producto final, sin darse cuenta que no es el único medio que se tiene para optimizar procesos y lograr una mayor productividad, en la actualidad existe un termino que busca la optimización por medio del análisis de la operación denominado mejora continua, pero en ¿Qué se basa y cuáles son sus herramientas?
Para comenzar, la mejora continua se define como el análisis de los procesos y productos de una organización no de manera única sino de forma constante por medio del ciclo PHVA, que busca la minimización de los errores, la disminución de desperdicios y reprocesos teniendo como objetivo la optimización de procesos y recursos (materiales y humanos), todo esto por medio de diferentes metodologías o herramientas, entre las que se encuentra el diagrama de causa-efecto, diagramas de Pareto, diagrama de árbol, tormenta de ideas, mapeo de valor proceso, entre otros.
Tomando la información anterior, en el presente escrito nos enfocaremos en el mapeo de valor de procesos, una herramienta que se utiliza para hacer un análisis no solo del proceso dentro de la empresa sino de toda su cadena de abastecimiento, es decir desde la necesidad del cliente hasta la entrega del producto final y como todos los factores internos y externos pueden estar disminuyendo la productividad de la organización.
¿Qué es un mapeo de valor de procesos?:
Es una representación gráfica de la cadena abastecimiento de un producto o servicio donde se incluye el flujo de los materiales, personas e información para lograr un entendimiento de la interrelación de estos tres elementos y las restricciones que estos mismo pueden ocasionar a la organización, traduciendo esto último en la disminución de la productividad; ya que se da un aumento de los costos de operación, de los desperdicios de los procesos lo que afectara al final el cumplimiento de los objetivos y la estrategia del negocio.
Para evitar lo anterior, se busca visualizar todas aquellas actividades que agregan valor para potencializarlas, pero sobre todo nos enfocamos en aquellas que no agregan valor y se convierten en cuellos de botella de nuestra operación, por lo tanto, son los focos de trabajo y donde se deben implementar los planes de acción para mejorarlos o eliminarlos.
El principal objetivo de un mapa de valor es hacer un análisis a profundidad de la capacidad del proceso, su eficiencia y eficacia, lograr tener un estatus de como esta el proceso, cual es su rápida respuesta ante las necesidades del cliente y cuales son las principales oportunidades de mejora en temas de baja capacidad, desperdicios altos y perdidas operativas, y entendiendo todo lo anterior generar los planes de acción que se van a implementar con el fin de poder tener un proceso esbelto y adecuado a las condiciones que la estrategia del negocio esta buscando.
¿Cómo construimos un mapa de valor?:
Para hacer la construcción de un mapa de valor de procesos debemos contar con un grupo interdisciplinar de personas que tengan el conocimiento de la operación debe ser un proceso vivencial en piso y no solo una construcción teórica gerencial, donde el principal recurso a usarse sean los eventos Kaizen y se tenga la apertura de contar con las retroalimentaciones y procesos de mejora que puedan salir desde cada uno de los involucrados
Un mapa de valor debe iniciar con una revisión teórica de los pasos a pasos de la operación desde la solicitud del cliente hasta la entrega final, debe estar dirigida por personal capacitado en metodologías lean que pueda dar una guía en la construcción. Así mismo como lo que se busca es tener un estado actual del proceso es primordial con todo la información de indicadores y los flujos de personas, materiales e información que pueden estar involucrados, las conexiones que entre estos existan.
Una vez ejecutada la versión teórica del proceso se debe pasar a la revisión donde se contratara este documento con la realidad del proceso y es aquí donde el involucramiento de todos los niveles de la organización cobra vida, ya que son las personas que tiene la vivencia en el día a día las que nos pueden guiar sobre las oportunidades de mejora y son ellas en las que en muchas ocasiones tiene las soluciones para las diminuciones de las perdidas operacionales y por tanto a los aumentos de capacidad y de productividad de los proceso.
¿Cuál es la importancia de un mapa de valor?:
Si bien todo lo anterior representa la definición técnica de un mapeo valor de procesos, debemos considerar esta herramienta como parte fundamental de la búsqueda de la optimización de los procesos, entendiendo que nos encontramos en una era de cambios constantes y se debe asegurar la competitividad en el mercado, haciendo productos de acuerdo a las necesidades de los clientes, pero sobre todo buscando que los procesos sean lo más esbeltos, eficientes y eficaces.
Con un mapeo de valor como se ha mencionado anteriormente buscamos desde la alta gerencia no solo tener un concepto teórico de la operación sino pasar a tener una vivencia del mismo donde podamos hacernos una idea de los que realmente sucede en el día a día, conocer las principales oportunidades y en compañía de nuestro personal implementar planes de acción efectivos que nos ayuden a mejores los indicadores, disminuir los defectos de calidad que se estén presentando, los reprocesos y todos aquellos tiempos perdidos que hacen a nuestra operación poco competitiva y por lo tanto poco productiva; ya que no estamos logrando optimizar los recursos para obtener mas con menos.
Así mismo, debemos contemplar que un mapeo de valor de proceso su finalidad no es la disminución de los puestos de trabajo y la reducción de personal, sino buscar la forma adecuada de hacer transformación de productos de manera clara y organizada, logrando una estabilidad del proceso donde se garantice el movimiento de los tres factores principales (personal, material e información) en un flujo constante, se tengan indicadores claros de medición aterrizados a la operación pero sobre que midan lo que realmente genera valor para el cliente final.
Para finalizar cabe resaltar que los mapas de valor de proceso son herramientas poderosas para lograr la optimización de los procesos y recursos, sin embargo deben ser utilizadas de la mejor forma y logrando implementar los planes de acción que de estos salgan de forma organizada y haciendo pilotos con el personal, no se puede llegar a hacer una implementación definitiva entendiendo que esta metodología busca el ciclo de mejora continua de los operaciones ya que dependemos del éxito de la implementación y las condiciones de los requisitos del cliente que pueden llegar a cambiar de forma repentina.
María Paula Castellanos
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